Microsoft Corporation telah mengemaskini polisi penggunaan storan awan (cloud storage) daripada unlimited storagekepada pool storage, di mana semua pengguna akan berkongsi storan secara bersama berkuatkuasa 1 Ogos 2024. Rujukan bacaan.
Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK) menyarankan amalan terbaik untuk mengoptimumkan penggunaan e-mel dan M365 Cloud Storage. Ini adalah penting bagi memastikan YBhg Datuk/Dato’/Prof/Dr/Tuan/Puan dapat memanfaatkan sepenuhnya perkhidmatan ini tanpa menghadapi masalah berkaitan had storan.
Amalan Terbaik untuk Mengoptimumkan Penggunaan Emel dan M365 Cloud Storage
A. Pantau Penggunaan Storan
i) Semak penggunaan storan e-mel (Outlook) di sini: Rujukan bacaan
ii) Semak penggunaan storan awan (OneDrive) di sini:Rujukan bacaan
B. Pengurusan Fail Secara Berkala:
i) Semak dan hapus e-mel dan fail yang tidak diperlukan secara berkala. Ini termasuk dokumen lama, gambar, dan fail lain yang tidak lagi relevan.
ii) Kategorikan fail untuk memudahkan pencarian dan pengurusan.
iii) Pastikan fail yang disimpan adalah versi terkini dan hapus versi lama yang tidak lagi diperlukan.
iv) Jika ada fail yang jarang digunakan, pertimbangkan untuk memindahkannya ke lokasi penyimpanan alternatif.
C. Penyimpanan Alternatif:
i) Simpan fail besar di peranti penyimpanan luar seperti hard drive atau USB.
ii) Pertimbangkan untuk menggunakan perkhidmatan awan lain bagi penyimpanan fail yang kurang penting.
D. Penggunaan Aplikasi Microsoft Secara Efektif:
i) Gunakan OneDrive untuk menyimpan dan berkongsi dokumen dengan rakan sekerja dan pelajar lain.
ii) Manfaatkan ciri kolaborasi dalam OneDrive untuk mengedit dokumen secara serentak.
ii) Jika perlu berkongsi fail besar, gunakan ciri berkongsi untuk membenarkan akses sementara tanpa menyimpan salinan dalam akaun anda.
E. Mampatkan (Compress) Fail Besar:
i) Sebelum memuat naik, mampatkan (compress) fail besar seperti video dan gambar untuk mengurangkan saiz dan menjimatkan ruang.